Hur du byter redovisningsbyrå säkert utan onödiga problem
Så byter du redovisningsbyrå i Sverige utan att tappa data: överlämning, avstämning, accesser, ansvar och checklista.
Att byta redovisningsbyrå handlar inte om att "sluta och börja om" utan om en kontrollerad överlämning: data, underlag, avstämningar och tydligt ansvar för perioder. De största kostnaderna vid byte kommer ofta från bristande struktur, inte från själva bytet.
Principen: säkra läget först, byt sedan
Vanligaste misstaget är att säga upp samarbetet innan du har en fullständig bild av vad som är bokfört, vad som är inlämnat och var alla underlag finns. Då får den nya byrån börja med felsökning i stället för att leverera.
Steg för steg: byta redovisningsbyrå utan risk
Dokumentera status per period
Be om en skriftlig status: bokföring per månad/kvartal, momsdeklaration, arbetsgivardeklaration (AGI), årsredovisning, öppna frågor och väntande underlag.
Säkra närmaste deadlines
Om moms/AGI/årsredovisning är nära, bestäm vem som ansvarar för nästa inlämning. Det ska vara tydligt och helst skriftligt, annars blir det lätt glapp.
Förbered accesser och fullmakter
Listan bör innehålla bank, bokföringssystem, Skatteverket, Bolagsverket, delade mappar och eventuella fullmakter (fullmakt). Kontrollera även tvåfaktorsinloggning och ägarskap.
Begär komplett överlämningspaket
Be om export/backup, huvudbok/journal, kontoplan, rapporter samt struktur för underlag (underlag). Ju mer komplett, desto mindre startkostnad hos nya byrån.
Stäng avvikelser före övergång
Om det finns bankavvikelser, momsdifferenser eller oklarheter kring löner är det bättre att reda ut dem innan bytet. Annars börjar du med en "brand" i stället för onboarding.
Skriv avtal med tydligt scope
Avtalet/offerten bör beskriva omfattning, prislogik, svarstider, ansvar för historiska perioder och hur rapportering sker.
Ha en kort överlappning
En praktisk lösning är 2–4 veckors överlappning: gamla byrån svarar på frågor om historiken, nya byrån sätter rutiner och gör första avstämningarna.
Checklista: vad du ska få från din tidigare byrå
| Begär | Varför | Format |
|---|---|---|
1 Statusrapport per period | Du vet vad som är klart och vad som saknas | Mejl/PDF |
2 Export/backup från bokföringssystem | Nya byrån behöver komplett historik | Export + instruktion |
3 Huvudbok/journal | Snabb kontroll och felsökning | PDF/Excel |
4 Balans- och resultatrapporter | Översikt och kvalitet | |
5 Avstämningar (bank, moms, kund/leverantör) | Undvik att börja från noll | PDF/noteringar |
6 Underlag och mappstruktur | Dokumentation och spårbarhet | Länk/mapp |
7 Accesslista och fullmakter | Bytet stannar annars | Lista + ägare |
Ansvar: vem "äger" gamla fel?
Företaget är alltid ansvarigt för uppgifter som lämnas in i företagets namn. Därför är dokumentation vid byte kritisk: status före uppsägning, överlämningslista och tydliga avtal.
När behöver du hjälp och vad kostar det?
Byte blir dyrt när struktur saknas: oklara avstämningar, underlag utspritt, otydligt scope. Om du ofta saknar insyn, får sena svar eller närmar dig deadlines med osäkerhet, är en tydlig byrå med process ofta billigare i längden.
Vill du byta byrå utan risk och dubbelkostnader?
Vi kan göra en snabb statusgenomgång, skapa överlämningslista och starta onboarding med tydlig ansvarsfördelning.